آموزش Announcement در ایزابل | پخش پیام صوتی در مسیر تماس‌ها

در برخی سناریوهای کاربردی در سیستم تلفنی، نیاز داریم قبل از هدایت تماس یا انجام عملیات دیگر، پیامی صوتی برای تماس‌گیرنده پخش شود. به عنوان مثال:

• وقتی کاربر در یک IVR عدد خاصی را فشار می‌دهد (مثلاً کلید ۸ برای شنیدن آدرس یا اطلاعات ساعت کاری)

• یا اپراتورها هنگام انتقال تماس به داخلی خاصی، بخواهند قبل از پاسخ‌گویی، پیامی مانند “آدرس مجموعه به شرح زیر است…” پخش شود.

برای این موارد، در ایزابل از قابلیت Announcement استفاده می‌کنیم.

نحوه پیکربندی Announcement در ایزابل

1. وارد محیط تحت وب ایزابل شوید.

2. از منوی سمت چپ به مسیر زیر بروید:
   مرکز تلفن > تنظیمات سیستم تلفنی > اعلان‌های صوتی (Announcement)

فیلدها و تنظیمات موجود

Announcement Name

نامی برای این اعلان انتخاب کنید که قابل فهم و شناسایی باشد (مثلاً play_address_msg). این نام بعدها در سایر بخش‌های سیستم مثل IVR یا Routeها قابل انتخاب خواهد بود.

Recording

از این لیست، پیامی را که قبلاً ضبط کرده‌اید یا آپلود کرده‌اید انتخاب کنید. اگر هنوز پیامی ضبط نکرده‌اید، به مسیر System Recordings رفته و پیام موردنظر را ضبط یا بارگذاری کنید.

نکته حرفه‌ای:
پیام‌های اطلاع‌رسانی بهتر است با لحن حرفه‌ای، کوتاه، واضح و با کیفیت ضبط شوند. استفاده از گویندگان حرفه‌ای یا نرم‌افزارهای تبدیل متن به گفتار (TTS) می‌تواند در این بخش بسیار مؤثر باشد.

Repeat Key

کلیدی را مشخص می‌کنید که اگر تماس‌گیرنده آن را وارد کند، پیام صوتی دوباره پخش شود (مثلاً # یا ۹).

نکته:
اگر پیام مهم است یا شامل اطلاعاتی مانند آدرس یا شماره حساب است، این قابلیت را فعال کنید تا کاربر مجبور به تماس مجدد برای شنیدن پیام نباشد.

Allow Skip

اگر این گزینه فعال باشد، تماس‌گیرنده می‌تواند با زدن هر کلیدی، پخش پیام را رد کرده و مستقیماً به مقصد بعدی برود.

مثال کاربردی:
اگر پیام برای عموم کاربران است ولی ممکن است برخی از کاربران قبلاً آن را شنیده باشند، فعال کردن این گزینه باعث صرفه‌جویی در زمان تماس‌گیرنده می‌شود.

Return to IVR

اگر تماس‌گیرنده از یک IVR به این Announcement هدایت شده باشد، با فعال بودن این گزینه، پس از پخش پیام مجدد به همان IVR بازگردانده می‌شود و از مقصد نهایی صرف‌نظر می‌شود.

تجربه حرفه‌ای:
این گزینه برای زمان‌هایی کاربرد دارد که نمی‌خواهید مسیر تماس دائماً از IVR خارج شود، بلکه صرفاً یک پیام اطلاع‌رسانی موقت در میانه تماس پخش شود و بعد تماس‌گیرنده به انتخاب منوی قبلی ادامه دهد.

Destination after Playback

مقصد تماس پس از پخش پیام را انتخاب کنید. این می‌تواند داخلی خاص، منوی IVR، صندوق صوتی یا هر مقصد دیگری باشد.

سناریوهای حرفه‌ای استفاده از Announcement

1. پخش پیام “آدرس مجموعه” در IVR با کلید خاص (مثلاً ۸)

   • یک Announcement بسازید که فایل صوتی آدرس را پخش کند.

   • در IVR مقصد کلید ۸ را به این Announcement تنظیم کنید.

2. انتقال تماس از سوی منشی به یک اعلان صوتی خاص

   • منشی می‌تواند تماس‌ها را به داخلی‌ای که مقصد آن یک Announcement است انتقال دهد.

   • پس از پخش پیام، تماس به مقصد نهایی (مثلاً داخلی پشتیبانی یا پایان تماس) هدایت شود.

3. اطلاع‌رسانی تعطیلات یا قطعی سیستم

   • هنگام مناسبت‌ها یا خاموشی سرور، یک پیام اعلان موقت فعال کنید و تماس‌ها را به آن هدایت کنید.

نکات نهایی

• فایل صوتی را با کیفیت خوب و فرمت مناسب (مانند WAV با فرکانس ۸۰۰۰ هرتز) ذخیره کنید.

• سعی کنید پیام‌های طولانی را در بخش‌های مختلف تفکیک کنید و از چند Announcement استفاده نمایید.

• برای تست بهتر، از یک داخلی یا موبایل واقعی تماس گرفته و مسیر تماس را بررسی کنید.